Karakteristik dari Proses Bisnis

1.Berikut ini merupakan karakteristik dari proses bisnis:

• Degree of Structure 
• Range of Involvement
• Integration
• Planning & Control
• Complexity
  
1. Untuk mengukur kinerja proses bisnis dan penggunaan sistem informasi:
• Rate of output
• Productivity
• Consistency
• Cycle time
• Flexibility
• Security

A. Degree of Structure 

Struktur organisasi dibentuk oleh pimpinan organisasi untuk menentukan dan memuat pembagian tugas dan tanggungjawab, dan mengembangkan hubungan dan jejaring dengan berbagai SDM yang berkaitan dengan organisasi. Struktur organisasi dapat didefinisikan sebagai wujud sistem jaringan kerja terhadap tugas-tugas, pelaporan, dan komunikasi yang menghubungkan secara bersama-sama pekerjaan individual dan kelompok. Struktur organisasi juga berarti sejumlah mekanisme formal yang terdapat dalam organisasi itu sendiri. Disamping itu struktur organisasi juga berfungsi sebagai alat pedoman menuju ke arah efisiensi pemanfaatan tenaga kerja dan sumberdaya lainnya diperlukan seperti input dalam mencapai tujuan organisasi.

1.     
Karakteristik proses yang sangat terstruktur.

v  Pembuatan struktur sangat mudah dimengerti .

v  Sangat mungkin dapat disampaikan cara menjalankan suatu proses dan meng-evaluasi apakah proses berjalan dengan baik.

v  Misalnya,  Menjumlahkan invoices bulan lalu.

v  Informasi yang dibutuhkan dapat diketahui dengan tepat

v  Metoda untuk memproses informasi diketahui

v  Format yang diinginkan dapat diketahui

v  Keputusan dan langkah-langkah terdefinisi dengan jelas

v  Kriteria untuk mengambil keputusan dapat dipahami dengan tepat

• Performansi dapat diukur dengan tepat      

Contoh :
  

Pada perusahaan sablon baju di atas, mereka membuat langkah langkah untuk mengorder pesanan dari konsumen
1. Konsumen mengirim gambar yang ingin di sablon
2. Pihak Perusahaan akan mengkonfirmasi barang orderan
3.Konsumen membayar biaya produksi
4.Konsumen mengirim biaya produksi
5.Proses produksi di lakukan
6.Perusahaan mengirim hasil produksi kepada konsumen



 B.Range of Involvement (Rentang Keterlibatan)
 Terlalu banyak vs terlalu sedikit peserta
Orang yang terlibat dalam proses bisnis. Untuk mengelola organisasi bisnis diperlukan pengelolaan atau manajemen serta orang yang bertanggung jawab yang disebut manajer. Manajemen adalah proses merencanakan, mengorganisasikan, memimpin dan mengendalikan pekerjaan anggota organisasi dan menggunakan semua sumber daya organisasi untuk mencapai sasaran organisasi yang sudah ditetapkan. Kegiatan yang ada dalam organisasi atau perusahaan antara lain meliputi kegiatan pemasaran, produksi, personalia, keuangan dan administrasi keuangan. Orang yang bertanggung jawab dalam kegiatan tersebut disebut manajer.

Contoh :
-Terlalu banyak
Jika terlalu banyak pekerja dalam suatu proses produksi maka kinerja produksi akan melambat karena terlalu banyak pekerja dalam suatu proses sebelum proses produksi selesai.
-Terlalu sedikit
Jika terlalu sedikit pekerja dalam suatu proses produksi maka kinerja produksi kurang inovatif karena hanya mengandalkan pemikiran personal.

C.Integration (Integrasi).
Integrasi ini berhubungan dengan orang dalam hal ini pelanggan/penerima. Maka  suatu proses bisnis harus mempunyai penerima hasil proses yang berintegrasi.

Contoh: Suatu perusahaan pakaian di Jakarta yang harus menc

 

                 D.Planning & Control
Perencanaan,  mencapai suatu tujuan akhir tertentu adalah aktivitas manajemen yang disebut perencanaan. Oleh karenanya, perencanaan mensyaratkan penetapan tujuan dan identifikasi metode untuk mencapai tujuan tersebut.

Pengendalian, perencanaan, Setelah suatu rencana dibuat, rencana tersebut harus diimplementasikan, dan manajer serta pekerja harus memonitor pelaksanaannya untuk memastikan rencana tersebut berjalan sebagaimana mestinya. Aktivitas manajerial untuk memonitor pelaksanaan rencana dan melakukan tindakan korektif sesuai kebutuhan, disebut kebutuhan.

                 Tahapan Manajemen & Fungsi Informasi

Ø  Planning:

Ada metode yang dapat dipakai untuk memproyeksikan/ meramal masa depan dengan: model, asumsi dan data past/present.

Execution:

v  Informasi yg dipakai untuk menentukan apa yang harus dilakukan untukmelaksanakan rencana.

v  Informasi yg bisa membantu mengidentifikasi problem dalam pekerjaan itu.

v  Mengumpulkan informasi.

Ø  Control:

Ada metode yang dipercaya untuk memodifikasi/ menyesuaikan rencana.

E.Complexity

Sistem yang sederhana tidak dapat menangani permasalahan yang kompleks.

-          Untuk mengurangi kompleksitas, bisa juga justru dengan membuka variasi baru.

Mis: permohonan IMB utk renovasi rumah mungil, tidak harus mengikut prosedur untuk permohanan IMB gedung pencakar langit.

Sedangkan sistem yang kompleks sulit untuk dipahami, dipelihara, dan diperbaiki.

-          Mengeliminasai variasi yang nilainya tidak besar.

Mis: Kalau dulu ada pembayaran gaji tengah bulan, kini seluruh pembayaran gaji seluruh pegawai dilakuakan di akhir bulan

2.      A.Rate of output 

Jumlah output yang dihasilkan pada rentang waktu tertentu

Contoh:

◦ Rata-rata unit diproduksi / jam

◦ Jumlah maksimum unit / jam

Fungsi Sistem Informasi:

◦ Meningkatkan rate dengan melakukan beberapa pekerjaan

◦ Menongkatkan rate dengan sistematisasi pekerjaan

Low rate of output: mungkin karena ada kapasitas yang tidak terpakai.
  
B. Productivity

Hubungan antara output yang dihasilkan proses bisnis, terhadap sumber daya (uang, SDM, waktu, dsb) yang dipakai untuk menghasilkan output tsb.

Tindakan:

◦ output per jam kerja,

◦ rasio output vs input (Dalam, $)

Contoh: karywan bagian produksi dengan hasil produksinya (uang yang digunakan untuk pemroduksian maupun waktu produksi)

           Peran umum IS:

◦ SI membantu kita untuk menghasilkan output yang lebih dengan usaha yang sama

◦ Jadwal kerja untuk meningkatkan pemanfaatan sumber daya

D.Consistency
Menggunakan teknik/cara yang sama untuk menghasilkan output yang sama.

Tindakan:      - Tingkat Cacat

-  Variasi persentase.

Contoh: Fedex dan UPS mencatat setiap tahap pergerakan dari setiap barang secara mendetail à  memberikan konsistensi pekerjaan mencatat. Jika tidak dicatat ke komputer dengan baik, akan ketahuan.

Fungsi Sistem Informasi :

◦ Produksi Kontrol
◦ Menganalisis penyebab variabilitas
◦ Sistematisai kerja untuk mengurangi variabilitas

              
              C. Cycle Time
                Waktu antara permulaan proses bisnis sampai berakhir

Tindakan : satuan waktu

Contoh:proses memproduksi suatu barang elektronis , mungkin dalam proses itu ada bagian yang berbeda kemudian di satukan,jadi satu kesauan proses untuk memperkecil lamanya prooduksi.

Fungsi Sistem Informasi:

◦ melakukan pengolahan data lebih cepat

◦ Memungkinan menggabungkan beberapa tahapan pekerjaan jadi Satu

◦ Sistematisasi kerja untuk mengurangi limbah (Jadwal sasaran produksi akan   dipenuhi lebih cepat)

D. Flexibility

Proses binis bisa diubah dengan mudah untuk memenuhi kebutuhan pelanggan (customerlah yang menentukan apa yang diingkan, bukan produsen). Tapi jangan terlalu fleksibel nanti akan menimbulkan masalah (terlalu banyak permintaan yang berbeda-beda dari pelanggan). Konsistensi yang berlebihan bisa membuat fleksibilitas turun.

Contoh: Produsen sablon yang membebaskan para konsumen untuk menyablon gambar baju sesuai keinginan konsumen,Jika produsen terlalu konsisten dengan peraturannya maka akan sepi peminat karena belum tentu design baju dari produsen tersebut sesuai dengan keinginan konsumen.


Tindakan:      ◦ Jumlah variasi produk

                      ◦ Kemudahkan kustomisasi kepada pelanggan spesifikasi

Fungsi Sistem Informasi :

◦ Spesifikasi kustom dapat dimasukkan dalam komputer yang mengendalikan    produksi

◦ Sistematisasi komponen produk, untuk memungkinkan kustomisasi

E.     Security

Sistem keamanan dalam suatu proses bisnis

Tindakan : ◦ jumlah pelanggaran,

                  ◦ ketidaksesuaian

Contoh: Perusahaan pengiriman barang yang memberikan nomor resensi kepada

pelanggan sebagai bukti bahwa barang sudah dikirim.

Fungsi Sistem Informasi:

◦ Melacak permintaan tidak teratur & merubahnya

◦ Melacak ketidak konsistenan & penyimpangan

◦ Mencatat pemakaian dan pengaksesan.

Sumber :
http://www.jstor.org/discover/10.2307/2273222?uid=3738224&uid=2129&uid=2&uid=70&uid=4&sid=21102499412997
ivandiryana.files.wordpress.com/2013/02/proses-bisnis.ppt‎
https://www.facebook.com/kaossukasukapage/info

Proses Pengelolaan SDM

1. Sistem SDM dalam Organisasi Perusahaan 

      Sumber Daya Manusia (SDM) di dalam organisasi perusahaan merupakan kunci keberhasilan perusahaan, karena pada dasarnya Sumber Daya Manusia yang merancang, memasang,  mengoperasikan dan memelihara dari sistem integral dari perusahaan. Untuk membangun perusahaan diperlukan input yang terdiri dari, material, informasi, energi, yang di process melalui mesin, peralatan, software sehingga menghasilkan output berupa, produk fisik maupun jasa. Kepentingan Sumber Daya Manusia terhadap organisasi tidak dapat diabaikan, mutlak diperlukan karena manusialah yang mengelola Sumber Daya yang ada di dalam organisasi sebagaimana dalam konsep Matsushita Electric yang menyatakan membuat orang dulu, baru membuat barang. Sebagai gambaran bagaimana peranan Sumber Daya Manusia di dalam mengelola organisasi perusahaan,

       Proses Pengelolaan SDM

       Agar daur hidup organisasi dapat tumbuh dan berkembang secara berkelanjutan, maka salah satu  fokus utama di dalam organisasi adalah bagaimana kita mengolah SDM mulai dari tahapan rekrutmen, seleksi, penempatan, pengembangan, sampai dengan tahapan pensiun ataupun Pemutusan Hubungan Kerja (PHK). Sistem pengelolaan SDM yang baik di dalam perusahaan akan memberikan kepuasan kerja bagi karyawan yang pada akhirnya akan dapat meningkatkan kinerja organisasi. Dapat diasumsikan pengelolaan SDM di dalam organisasi tak ubahnya seperti mengelola industri di mana bahan baku diterima, kemudian diproses melalui beberapa tahapan sampai kepada produk di tangan konsumen. Agar kualitas produk yang dihasilkan memenuhi standar maka setiap tahapan proses harus direncanakan dan dikendalikan sesuai dengan standar dan spesifikasi yang telah ditetapkan. Demikian juga di dalam pengelolaan SDM harus disesuaikan dengan standard yang telah ditetapkan dari setiap jabatan mulai dari tahapan rekuretmen, seleksi, penempatan, pengembangan karier dan pemutusan hubungan kerja,

Siklus pengelolaan SDM pada umumnya merupakan tahapan dari:

Planning – Attaining – Developing – Maintaining – Retaining

Planning. Tahapan perencanaan merupakan hal paling penting bagi departemen HRD, karena disinilah awal mula penentuan keberhasilan program HRD. Perencanaan manajemen SDM perusahaan selayaknya selaras dengan Visi, Misi dan Sasaran Strategis (Strategic Goal) perusahaan. Dengan memahami “arah” yang akan dituju perusahaan, departemen HRD dapat menentukan kebutuhan-kebutuhan SDM yang dapat menunjang pencapaian tujuan & sasaran perusahaan. Tataran teknisnya adalah; Perancangan struktur organisasi perusahaan, Perencanaan Jumlah & kualifikasi karyawan (Man Power Planning), Job Deskripsi serta prosedur kerja seperti apa ayang akan digunakan oleh perusahan, kebijakan-kebijakan terkait manajemen SDM apa yang perlu dikembangkan, yang semuanya merupakan upaya untuk mendukung pencapaian sasaran strategis perusahaan.

Attaining. Mendapatkan SDM yang sesuai dengan kualifikasi yang dibutuhkan pekerjaan. Untuk mendapatkan SDM yang berkualitas tinggi, sesuai kualifikasi yang dibutuhkan, serta sesuai dengan nilai-nilai perusahaan, dibutuhkan adanya sistem rekrutmen dan seleksi yang baik. Mencakup proses penentuan kualifikasi & standar kompetensi dibutuhkan, Publikasi untuk menjaring kandidat, system seleksi administrasi, system seleksi potensi & kompetensi, dsb. Semua hal tersebut sangat berkaitan dengan SOP rekrutmen perusahaan dan kompetensi bagian rekrutmen terutama dalam hal seleksi (psikotes, interview skill, negotiation skill, dsb). Termasuk aspek yang perlu diperhatikan dalam tahapan ini adalah sistem hubungan industrial antara perusahaan dan karyawan seperti apa yang akan digunakan (PKWT dan sejenisnya).

Developing. SDM yang telah tersedia di perusahaan tentunya perlu dikembangkan potensinya agar dapat menghasilkan kinerja yang cemerlang, oleh karena itu proses penentunan rencana pelatihan melalui Analisa Kebutuhan Pelatihan (Training Need Analysis), penyusunan rencana pengembangan individu (Individual Development Plan), penyusunan Matriks Pelatihan karyawan sesuai posisinya, merupakan hal-hal yang perlu dikembangkan di dalam tahapan ini. Masih dalam tahap ini, pengembangan jalur karir pun menjadi suatu hal yang penting dikembangkan, hal ini berkaitan erat dengan program pelatihan. Dengan adanya jalur karir, perencanaan pelatihan & pengembangan menjadi semakin jelas arahnya. Selain itu, pengelolaan kinerja (performance management) menjadi aspek yang tidak bisa diewatkan, pengelolaan kinerja mencakup hal penentuan target kerja, serta program pembinaan (coaching) ataupun penugasan (assignment), dan monitoring kinerja karyawan. Semua hal tersebut akan menjadi semakian lengkap & mudah jika perusahaan telah mengembangkan standar kompetensi bagi seluruh level posisi jabatan, yang menjadi acuan dalam pengembangan karyawan.

Mantaining. Mengelola dan mempertahankan (retention) karyawan menjadi suatu hal yang penting dikarenakan perusahaan telah berinvestasi pada karyawan melalui program-program pelatihan & pengembangan. Untuk mempertahankan karyawan (yang berkualitas), HRD perlu mengembangkan system kompensasi & benefit yang kompetitif dengan industry sejenis. Seperti standar salary yang kompetitif, dan benefit lain yang dapat diberikan perusahaan kepada karyawan. Membangun iklim kerja yang kondusif juga merupakan hal penting dalam tahapan ini, seperti kegiatan-kegiatan family gathering ataupun outbound training yang berupaya membangun rasa kebersamaan dan kekeluargaan di perusahaan.

Retaining. Merupakan gabungan antara mempertahankan atau mengeluarkan karyawan (rasionalisasi), mengeluarkan berarti dua hal ; memecat atau pension. Dalam hal ini departemen HRD perlu menyiapkan strategi yang safe dalam hal melepaskan karyawan dari perusahaan baik yang berupa rasionalisasi, pemecatan ataupun karyawan pensiun. Program seperti Pre Pension Program serta Talent Management dalam rangka menyiapkan suksesi para leader yang ada di perusahaan merupakan hal yang perlu dipersiapkan oleh departemen HRD.

Dengan memahami siklus manajemen SDM, setidaknya perusahaan mengetahui mata rantai proses (value chain) yang berpengaruh dalam menentukan kualitas kinerja perusahaan yang ditopang oleh kualitas SDM. Serta memetakan di mata rantai yang manakah perusahaan perlu melakukan revitalisasi.

2. Fokus utama manajemen Sumber Daya Manusia (SDM) adalah memberikan kontribusi pada suksesnya organisasi. Kunci untuk meningkatkan kinerja organisasi adalah dengan memastikan aktivitas SDM mendukung usaha organisasi yang terfokus pada produktivitas, pelayanan dan kualitas.

Ø  Produktivitas. Diukur dari jumlah output per tenaga kerja, peningkatan tanpa henti pada produktivitas telah menjadi kompetisi global. Produktivitas tenaga kerja di sebuah organisasi sangat dipengaruhi oleh usaha, program dan sistem manajemen.

Ø  Kualitas. Kualitas suatu barang/jasa akan sangat mempengaruhi kesuksesan jangka panjang suatu organisasi.Bila suatu organisasi memiliki reputasi sebagai penyedia barang/jasa yang kualitasnya buruk, perkembangan dan kinerja organisasi tersebut akan berkurang.

Ø  Pelayanan. SDM sering kali terlibat pada proses produksi barang/jasa. Manajemen SDM harus disertakan pada saat merancang proses tersebut. Pemecahan masalah harus melibatkan semua karyawan, tidak hanya manajer, karena sering kali membutuhkan perubahan pada budaya perusahaan, gaya kepemimpinan dan kebijakan SDM.

Untuk mencapai sasaran tersebut, manajemen SDM haruslah terdiri dari aktivitas-aktivitas yang saling berkaitan. Aktivitas SDM adalah sebagai berikut:

1. Perencanaan dan Analisis SDM

Aktivitas perencanaan ini dilakukan untuk mengantisipasi kekuatan yang akan mempengaruhi pasokan dan permintaan akan tenaga kerja. Sedangkan, aktivitas analisis dan penilaian selektivitas SDM juga penting dilakukan sebagai bagian dari menjaga daya saing organisasi. Dukungan informasi akurat dan tepat waktu yang didapatkan dari Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM) sangat dibutuhkan untuk menunjang aktivitas ini.

2. Kesetaraan Kesempatan Bekerja

Kepatuhan pda hukum dan peraturan Kesetaraan Kesempatan Bekerja (Equal Employment Opportunity - EEO) mempengaruhi aktifitas SDM lainnya dan menjadi bagian yang tidak terpisahkan dari manajemen SDM. Contohnya, perencanaan SDM harus memastikan sumber tenaga kerja yang bervariasi untuk memenuhi jumlah tenaga kerja yang ditetapkan oleh hukum dan peraturan. Selain itu, pada saat perekrutan, seleksi dan pelatihan, semua manajer harys mengerti peraturan ini.

3. Perekrutan/Staffing

Sasaran perekrutan adalah untuk menyediakan pasokan tenaga kerja yang cukup untuk memenuhi kebutuhan organisasi. Dengan mengerti apa yang dilakukan oleh tenaga kerja, analisis perkerjaan (job analysis) adalah dasar dari fungsi perekrutan. Dari sini, uraian pekerjaan (job description) dan spesifikasi pekerjaan (job spesification), dapat dipersiapkan untuk proses perekrutan. Proses seleksi sangatlak menekankan pada pemilihan orang yang memenuhi kriteria persyaratan (qualified) untuk mengisi lowongan pekerjaan.

4. Pengembangan SDM

Pekerjaan pasti akan berevolusi dan berubah, karena itu diperlukan pelatihan yang berkesinambungan untuk tanggap pada perubahan teknologi. Pengembangan semua tenaga kerja, termasuk pengawas (supervisor) dan manajer, diperlukan iuntuk menyiapkan organisasi menghadap tantangan ke depan. Perencanaan Karir (Career Planning) mengidentifikasi jalur dan aktivitas setiap individu yang berkembang di suatu organisasi.

5. Kompensasi dan Keuntungan

Kompensasi diberikan pada tenaga kerja yang melakukan kerja organisasi seperti pembayaran (pay), insentif (incentive), dan keuntungan (benefits). Perusahaan harus mengembangkan dan selalu memperbaiki sistem upah dan gaji. Program insentif seperti pembagian keuntungan dan penghargaan atas produktivitas semakin banyak dilakukan. Peningkatan biaya pada keuntungan, contohnya pada keuntungan pemeliharaan kesehatan, selalu menjadi isu penting.

6. Kesehatan, Keselamatan dan Keamanan Kerja

Kesehatan dan keselamatan fisik serta mental tenaga kerja adalah hal yang utama. Occupational Safety and Health Act (OSHA) atau Undang-Undang Keselamatan dan Kesehatan Kerja telah membuat organisasi lebih tanggap atas isu kesehatan dan keselamatan. Pertimbangan tradisional atas keselamatan kerja terfokus pada mengurangi atau menghapuskan kecelakaan kerja. Pertimbangan lain adalah pada isu kesehatan yang timbul pada lingkungan kerja yang berbahaya seperti resiko terkena bahan kimia atau teknologi baru. Keamanan tempat kerja juga semakin penting karena kekerasasn tidak jarang terjadi di sini.

7. Hubungan Tenaga Kerja dan Buruh / Manajemen

Hak-hak tenaga kerja harus diperhatikan, tidak peduli apakah ada atau tidak ada serikat tenaga kerja. Komunikasi dan pembaharuan kebijakan dan peraturan SDM sangat penting untuk dikembangkan sehingga manajer dan tenaga kerja tahu apa yang diharapkan dari mereka.

3.. Aktivitas Siklus Penggajian
• Apakah aktivitas-aktivitas dasar yang dilakukan dalam siklus penggajian
1. Perbarui File Induk Penggajian
2. Perbarui Tarif dan Pemotongan pajak
3. Validasi Data Waktu dan Kehadiran
4. Mempersiapkan Penggajian
5. Membayar Gaji
6. Hitung Kompensasi dan Pajak yang Dibayar Perusahaan
7. Keluarkan Pajak Penghasilan dan Potongan Lain-Lain

Perbarui File Induk Penggajian (Aktivitas 1)

    Aktivitas pertama dalam siklus manajemen sumber daya manusia / penggajian melibatkan pembaruan file induk penggajian untuk mencerminkan berbagai jenis perubahan penggajian seperti: mempekerjakan orang baru, pemberhentian, perubahan tingkat gaji, atau perubahan dalam pengurangan diskresi.
   Merupakan hal yang penting untuk diperhatikan bahwa semua perubahan penggajian dimaksudkan tepat pada waktunya dan secara tepat ditampilkan dalam periode pembayaran berikutnya.
Perbarui Tarif dan Pemotongan pajak (Aktivitas 2)

 Aktivitas kedua dalam siklus manajemen sumber daya manusia / penggajian adalah memperbarui informasi mengenai tarif dan pemotongan pajak lainnya.
• Perubahan tersebut terjadi ketika bagian penggajian menerima pembaruan mengenai perubahan dalam tarif pajak dan pemotongan gaji lainnya dari berbagai unit pemerintah dan perusahaan asuransi.
Validasi Data Waktu dan Kehadiran (Aktivitas 3)

    Aktivitas ketiga dalam siklus penggajian adalah memvalidasi data waktu dan kehadiran pegawai.
• Informasi ini datang dalam berbagai bentuk, bergantung pada status pembayaran pegawai.
Mempersiapkan Penggajian (Aktivitas 4)

   Aktivitas keempat dalam siklus penggajian adalah mempersiapkan penggajian.
• Data mengenai jam kerja diberikan dari departemen tempat pegawai bekerja..
• Informasi tingkat gaji didapat dari file induk penggajian.
• Orang yang bertanggunjawab membuat cek pembayaran tidak dapat membuat rekord baru ke file ini.
Membayar Gaji (Aktivitas 5)

    Aktivitas kelima adalah pembayaran yang sesungguhnya atas cek gaji ke pegawai.
• Sebagian besar pegawai dibayar dengan menggunakan cek atau dengan penyimpanan langsung gaji bersih ke rekening bank pribadi mereka.
Hitung Kompensasi dan Pajak yang Dibayar Perusahaan (Aktivitas 6)
• Perusahaan membayar beberapa pajak penghasilan dan kompensasi pegawai secara langsung
• Hukum federal dan negara bagian juga mensyaratkan perusahaan untuk memberikan kontribusi dalam persentase tertentu ke setiap gaji kotor pegawai, hhingga ke batas maksimum tahunan, untuk dana asuransi kompensasi pengangguran federal dan negara bagian.
• Perusahaan sering kali memberikan kontribusi atau menanggung keseluruhan pembayaran premi asuransi kesehatan, cacat, dan jiwa untuk para pegawai.
Keluarkan Pajak Penghasilan dan Potonagn Lain-Lain (Aktivitas 7)

• Aktivitas terakhir dalam proses penggajian membayar kewajiban pajak penghasilan dan potongan sukarela lainnya dari setiap pegawai.
• Organisasi harus secara periodik membuat cek atau menggunakan transfer dana secara elektronis untuk membayar berbagai kewajiban pajak yang terjadi.

4. Payroll System adalah solusi tepat yang dirancang dan dibangun untuk menjawab dan mengatasi permasalahan serta penanganan sistem penggajian di perusahaan anda. Dengan Fungsi yang sangat lengkap, konfigurasi sistem yang disesuaikan dengan kebutuhan pemakai, teknologi yang tinggi, kemampuan penanganan data yang sangat besar serta kemudahan dalam operasional adalah cirri khas yang menjadi kelebihan dari system ini. Produk ini akan membantu menyelesaikan permasalahan anda mulai karyawan diterima kerja sampai kepada pembayaran pajak penghasilan karyawan tersebut.

Payroll System memiliki ciri dan kelebihan

dalam hal berikut :

* Sistem yang fleksibel dan dinamis

* Konsistensi data

* Konfigurasi elemen sistem yang disesuaikan dengan

kebutuhan user

* Kemudahan dalam pemakaian dan operasional

* Tingkat keamanan yang sangat tinggi

* Dapat dikembangkan menjadi sistem yang lebih besar

* Pengisian data absensi dapat dilakukan dengan manual

atau dengan mesin absensi

Payroll

Konfigurasi Data

Konfigurasi sistem pada produk ini membuat pengguna menjadi sangat independen dalam menentukan bentuk dan aturan-aturan apa yang akan dipakai dalam sistem.

Komponen gaji, jumlah jam kerja dan hari kerja perusahaan semuanya dapat ditentukan secara independen tanpa merubah aplikasi dan database yang ada. Penentuan shift, hari libur, lembur, jam kerja, komponen gaji serta aturan lain memiliki ketentuan dan perhitungan juga dapat ditentukan oleh pengguna setiap saat tanpa melibatkan pengembang. Semua konfigurasi komponen didasarkan pada parameter, rumus atau aturan lainnya yang dapat diberlakukan sesuai dengan waktu yang diinginkan oleh pengguna.

 Absensi

Transaksi absensi dapat dilakukan secara manual atau dengan penggunaan mesin absensi juga dengan import data (batching process). Transaksi ini sangat dipengaruhi

oleh periode buku, penentuan shift, hari libur perusahaan, hari libur karyawan, jam kerja yang berlaku serta perhitungan lembur yang digunakan. Sub modul dari absensi ini mencakup penanganan permohonan ijin, cuti, lembur, sakit dan semua komponen hari libur

karyawan yang ditentukan. Semua komponen ini juga dibuat dalam bentuk parameter untuk menjaga konsistensi data serta validasi pada transaksi yang berjalan

Lembur

Lembur atau overtime pada produk ini didesain secara dinamis, perhitungan lembur baik pada hari normal ataupun pada hari libur spesial dapat didefenisikan terpisah sebelum

periode berjalan. Perhitungan lembur ini secara otomatis dihitung pada saat absensi harian yang diakumlasikan pada akhir periode untuk dimasukkan pada perhitungan gaji.

Mutasi Data

Modul mutasi data dibuat untuk menangani transaksi mutasi data yang tidak boleh dilakukan pada modul master seperti mutasi jabatan, status karyawan, perubahan gaji dan

departemen dari setiap karyawan. Perubahan data atau mutasi data yang memerlukan persetujuan tanggal dan waktu aktif pemberlakuan juga tersedia sehingga pengguna tidak

perlu terlalu banyak melakukan validasi manual.

Perhitungan Gaji dan Perhitungan Pajak

Perhitungan gaji dilakukan secara periodik dengan memperhatikan semua komponen dan parameter yang berlaku. Perhitungan gaji ini juga sekaligus menutup periode

buku berlaku. Perhitungan gaji ini juga mempengaruhi perhitungan pajak penghasilan dari setiap karyawan. Untuk pajak penghasilan ini, komponen dan parameternya ditentukan sebelumnya sesuai peraturan yang berlaku.

Laporan

* Absensi (Harian, Bulanan atau Periode)

* Slip Gaji

* Transfer Gaji Ke Bank

* THR

* Gaji (Per Departemen atau Per Karyawan)

* PPh Pasal 21

* Jamsostek

* Daftar Karyawan

* Lembur Karyawan

* Laporan Lain yang dapat dibangun dari Database yang tersedia

Spesifikasi Teknis

* N-Tier Arsitektur

* OS Microsoft Windows 98/ 2000/ XP

* Database Microsoft SQL Server 2000

* Stand Alone/ Network

* Crystal Report 8.0 keatas

1. * Mesin Absensi (semua type/seri)
   
   Penelitian Pendahuluan (Preliminary Survey) :
• Penelaahan Struktur Organisasi yang berlaku saat ini.
• Evaluasi Pekerjaan/Jabatan (diasumsikan Job Description/Uraian Jabatan dan Spesifikasi Jabatan telah dimiliki).
• Penelahaan berbagai jenis tugas/pekerjaan/jabatan di lapangan (on the spot).
2. Pembuatan Disain Sistem Penggjian :
• Penentuan Faktor-faktor dan Sub-faktor tugas/jabatan/pekerjaan.
• Penyusunan Skala Faktor Jabatan.
• Penyusunan Skala Gaji Pokok
3. Pembobotan Faktor dan Sub-faktor bersama-sama dengan Key Person (Counter-part).
4. Pembuatan Skala Gaji Pokok dengan dasar Pengalaman/Masa Kerja dan Latar Belakang Keakhlian.
5. Penghitungan final Sistem Gaji/Imbalan/Kompensasi.
6. Pembuatan Laporan Akhir
7. Sosialisasi (memperkenalkan) Sistem Gaji/Imbalan/Kompensasi kepada Karyawan bersama-sama Key Person masing-masing Unit Kerja.

Sumber Refernsi :

http://vhivie89.blogspot.com/2010/05/siklus-penggajian-dan-sdm.html
mella.staff.gunadarma.ac.id/.../Manajemen_Sumber_Daya_Manusia.doc‎
www.indosoftsolution.com/pdf/Payroll%20System.pdf‎
http://gihon.simanjuntak.or.id/?p=13

Aktivitas Aktivitas Pengeluaran

1. 1. Jelaskan tentang siklus pengeluaran!2.Jelaskan aktivitas-aktivitas yang terjadi di siklus pengeluaran!
   3.Berikan contoh dan jelaskan aktivitas pengeluaran untuk ordering goods, supplies and services!
   4.Berikan contoh dan jelaskan aktivitas pengeluaran untuk receiving and storing goods, supplies and services5.Berikan contoh dan jelaskan aktivitas pengeluaran untuk paying for goods, supplies and services!

Berdasarkan jawaban sebelumnya, silahkan Anda menjawab pertanyaan berikut ini:

• Berikan contoh mengenai siklus pengeluaran dalam sebuah kasus dan keterkaitannya dengan proses bisnis! Sebutkan dan jelaskan Control Objectives, Threats, and Procedures di masing-masing aktivitas pengeluaran!

Jawab:

1.Siklus Pengeluaran adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa.
Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan biaya total memperoleh dan memelihara persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang dibutuhkan organisasi untuk berfungsi.

2. Aktivitas Bisnis Siklus Pengeluaran

• Aktivitas utama pertama dalam siklus pengeluaran adalah memesan persediaan atau perlengkapan.
– Metode pengendalian persediaan tradisional ini sering disebut: kuantitas pesanan ekonomis [EOQ]):
• Pendekatan ini didasarkan pada perhitungan jumlah optimal pesanan untuk meminimalkan jumlah biaya pemesanan, penggudangan dan kekurangan persediaan.

Memesan barang, Perlengkapan dan jasa (layanan)
• Metode-metode pengendalian persediaan alternatif :
– MRP (material requirement planning)
• Pendekatan ini bertujuan mengurangi tingkat persediaan yang dibutuhkan dengan cara menjadwalkan produksi, bukan memperkirakan kebutuhan.
– JIT (just in time)
• Sistem JIT berusaha untuk meminimalkan, jika bukan menghilangkan, baik biaya penggudangan maupun kekurangan persediaan.
• Apakah perbedaan utama antara Materials requirements planning (MRP) dan Just-In-Time (JIT) ?
– Sistem MRP menjadwalkan produksi untuk memenuhi perkiraan kebutuhan penjualan, sehingga menghasilkan persediaan barang jadi.
– Sistem JIT menjadwalkan produksi untuk memenuhi permintaan pelanggan, sehingga secara nyata meniadakan persediaan barang jadi.

• Dokumen-dokumen dan prosedur-prosedur:
• Permintaan pembelian adalah sebuah dokumen yang mengidentifikasikan berikut ini :
– Peminta dan mengidentifikasi nomor barang
– Menspesifikasikan lokasi pengiriman dan tanggal dibutuhkan
– Deskripsi, jumlah barang, dan harga setiap barang yang diminta
– Dan dapat berisi pemasok yang dianjurkan
• Apakah keputusan penting itu ?
– Menetukan pemasok (vendor)
• Faktor-faktor apakah yang harus dipertimbangkan dalam membuat kieputusan ini ?
– Harga, kualitas bahan baku
– Dapat diandalkan dalam melakukan pengiriman
• Dokumen-dokumen dan prosedur-prosedur:
• Pesanan pembelian adalah sebuah dokumen atau formulir elektronis yang secara formal meminta pemasok untuk menjual dan mengirimkan produk yang disebutkan dengan harga yang telah ditentukan.
• Pesanan pembelian juga merupakan janji untuk membayar dan menjadi sebuah kontrak begitu pemasok menyetujuinya.
• Sering kali, beberapa pesanan pembelian dibuat untuk memenuhi satu permintaan pembelian.

Menerima dan menyimpan barang, Perlengkapan dan jasa (layanan)

• Aktivitas bisnis utama kedua dalam siklus pengeluaran adalah penerimaan dan penyimpanan barang yang dipesan.
• Keputusan-keputusan penting dan kebutuhan-kebutuhan informasi:
• Bagian penerimaan mempunyai dua tanggung jawab utama:
1. Memutuskan apakah menerima pengiriman
2. Memeriksa jumlah dan kualitas barang
• Dokumen-dokumen dan prosedur-prosedur:
• Laporan penerimaan adalah dokumen utama yang digunakan dalam subsistem penerimaan dalam siklus pengeluaran, laporan ini mendokumentasikan rincian mengenai: setiap kiriman, termasuk tanggal penerimaan, pengiriman, pemasok, dan nomor pesanan pembelian.
-Bagi setiap barang yang diterima, laporan ini menunjukkan nomor barang, deskripsi, unit ukuran, dan jumlah barang yang diterima.
Membayar barang dan jasa (layanan):
Menyetujui Faktur Pemasok

• Aktivitas utama ketiga dalam siklus pengeluaran adalah menyetujui faktur penjualan dari vendor untuk pembayaran.
– Bagian utang usaha menyetujui faktur penjualan untuk dibayar
– Kasir bertanggung jawab untuk melakukan pembayaran
Membayar barang dan jasa (layanan): Memperbaiki Utang Usaha
Pemrosesan efisiensi dapat diperbaiki dengan:
• Meminta para pemasok untuk memberikan faktur secara elektronis, baik melalui EDI atau melalui Internet
• Penghapusan faktur vendor (pemasok). Pendekatan tanpa faktur ini disebut Evaluated Receipt Settlement (ERS).

Membayar Barang: Membayar faktur penjualan yang telah disetujui
• Kasir menyetujui faktur
• Gabungan dari faktur vendor dengan dokumen pendukungnya disebut : Bundel voucher.
• Keputusan penting dalam proses pengeluaran kas adalah menetapkan apakah akan memanfaatkan diskon yang ditawarkan untuk pembayaran awal.

Kebutuhan Informasi
• Fungsi ketiga dari SIA adalah menyediakan informasi yang berguna untuk pengambilan keputusan.
• Kegunaan dalam siklus pengeluaran berarti bahwa SIA harus memberikan informasi operasional yang dibutuhkan untuk melakukan fungsi-fungsi berikut ini :
– Menetapkan kapan dan seberapa banyak tambahan persediaan yang akan dipesan.
– Memilih pemasok yang tepat untuk pesanan.
– Memverifikasi akurasi faktur dari vendor.
– Memutuskan apakah diskon pembelian harus dimanfaatkan.
– Mengawasi kebutuhan arus kas untuk membayar kewajiban yang belum diselesaikan.
• Sebagai tambahan, SIA harus memberikan informasi evaluasi strategis dan kinerja berikut ini:
– Efisiensi dan efektivitas bagian pembelian
– Analisis kinerja pemasok, seperti pengiriman tepat waktu dan kualitas.
– Waktu yang digunakan untuk memindahkan barang dari area penerimaan ke produksi.
– Persentase diskon pembelian yang dimanfaatkan.

  3.   memesan barang , persediaan, dan jasa.
 aktivitas pertama dalam siklus pengeluaran adalah memesan persediaan atau perlengkapan. Keputusan penting yang dibut dalam langkah ini adalah mengidentifikasi apa, kapan, dan berapa banyak yang dibeli, dan dari pemasok mana akan dibeli. Dokumen yang dibuat dalam proses pemesanan barang adalah pesanan pembeliaan (purchase order).

 Aktivitas utama pertama dalam

siklus pengeluaran adalah

memesan persediaan atau

perlengkapan.

Metode pengendalian persediaan tradisional ini

sering disebut: kuantitas pesanan ekonomis [EOQ]):

• Pendekatan ini didasarkan pada perhitungan jumlah optimal pesanan untuk meminimalkan

jumlah biaya pemesanan, penggudangan dan kekurangan persediaan.
Metode-metode pengendalian persediaan alternatif :

o MRP (material requirement planning)

• Pendekatan ini bertujuan mengurangi tingkat persediaan yang dibutuhkan dengan cara

menjadwalkan produksi, bukan memperkirakan kebutuhan.

o JIT (just in time)

• Sistem JIT berusaha untuk meminimalkan, jika bukan menghilangkan, baik biaya penggudangan maupun kekurangan persediaan.
o Sistem MRP menjadwalkan produksi untuk memenuhi perkiraan kebutuhan penjualan, sehingga menghasilkan persediaan barang jadi.

o Sistem JIT menjadwalkan produksi untuk memenuhi permintaan pelanggan, sehingga

secara nyata meniadakan persediaan barang jadi.

• Dokumen-dokumen dan prosedur-prosedur:

• Permintaan pembelian adalah sebuah dokumen yang mengidentifikasikan berikut ini :

o Peminta dan mengidentifikasi nomor barang

o Menspesifikasikan lokasi pengiriman dan tanggal dibutuhkan

o Deskripsi, jumlah barang, dan harga setiap barang yang diminta

o Dan dapat berisi pemasok yang dianjurkan
Faktor-faktor apakah yang harus dipertimbangkan dalam membuat keputusan ini

o Harga, kualitas bahan baku

       o Dapat diandalkan dalam melakukan pengiriman

4.      Menerima dan menyimpan barang, persediaan, dan jasa.

Aktivitas kedua dalam siklus pengeluaran adalah penerimaan dan penyimpanan barang yang dipesan. Bagian penerimaan bertanggung jawab untuk mengecek dan menerima kiriman dari para pemasok. Dokumen yang dibuat dalam  proses penerimaan barang adalah laporan penerimaan barang adalah laporan penerimaan (receiving report)
Receiving and storing goods, supplies and

services

• Aktivitas bisnis utama kedua melibatkanpenerimaan dan penyimpanan (receipt and storage ) item yang telah diorder.

• Departemen penerimaan mempunyai dua tangung jawab:

1. Menentukan apakah pengiriman diterima

2. Verifikasi kuantitas dan kualitas
• Dokumen detail laporan penerimaan tentang

– masing-masing delivery,

– data penerimaan,

– pengirim,

– vendor, dan

– jumlah order pengadaan.

• Untuk masing-masing item yang diterima, akan

menunjukkan jumlah item, deskripsi, unit

ukuran, dan jumlah kuantitas yang diterima.

5.       Membayar untuk barang, persediaan, dan jasa.

Aktivitas ketiga dalam siklus pengeluaran adalah menyetujui faktur penjualan dari vendor untuk pembayran. Bagian utang usaha menyetujui faktur penjualan untuk dibayar dan kasir bertanggung jawab untuk melakukan pembayaran.
• Accounts payable department menyetujui

tagihan untuk pembayaran

• Kasir bertanggung jawab dalam melakukan pembayaran

• Tujuan dari accounts payable adalah otorisasi pembayaran untuk barang dan jasa yang telah di order dan diterima.

Efisiensi proses penagihan dapat ditingkatkan dengan cara:

• Meminta suplier agar mengajukan faktur tagihan secara elektronik (invoices electronically ) melalui EDI atau internet.

• Mengeliminasi tagihan (vendor invoices) atau memakai pendekatan invoiceless.

• Kasir menyetujui faktur tagihan.

• Gabungan antara tagihan dari vendor (vendor invoice)

dan dokumen pendukung (supporting document) disebut sebagai voucher package.

Proses/ aktivitas	Ancaman	Prosedur pengendalian yang dapat diterapkan
Pesan Barang	Mencegah kehabisan dan/ atau kelebihan persediaan Meminta barang yang tidak dibutuhkan Membeli dengan harga yang dinaikkan Membeli barang berkualitas rendah Membeli dari pemasok yang tidak diotorisasi Komisi (kickback)	Sistem pengendalian persediaan; catatan persediaan perpetual; barcode; perhitungan persediaan secara periodik. Catatan persediaan perpetual yang akurat; persetujuan permintaan pembelian. Meminta penawaran kompetitif; gunakan pemasok yang disetujui; persetujuan pesanan; pengendalian anggaran. Gunakan vendor yang disetujui; persetujuan pesanan pembelian; awasi kinerja vendor; pengendalian anggaran pembelian dan biaya kualitas. Persetujuan pesanan pembelian; batasi akses ke file utama pemasok. Kebijakan; mintalah pegawai bagian pembelian untuk mengungkapkan kepentingan finansial dengan pemasok; audit vendor.

• Keputusan kunci dari proses pembayaran kas adalah menentukan diskon apabila pembayaran dipercepat.

Proses/ aktivitas	Ancaman	Prosedur pengendalian yang dapat diterapkan
Terima dan simpan barang	Menerima barang yang tidak dipesan Membuat kesalahan dalam penghitungan Mencuri persediaan	Memerintahkan bagian penerimaan hanya menerima kiriman yang terdapat dalam salinan pesanan pembelian. Gunakan teknologi kode garis; meminta petugas bagian penerimaan untuk mencatat jumlah yang diterima dan menandatangani laporan penerimaan barang tersebut; insentif untuk perhitungan yang akurat. Pengendalian akses fisik ke persediaan; semua transfer persediaan di dalam perusahaan didokumentasikan;  perhitungan fisik persediaan secara periodik

Proses/ aktivitas	Ancaman	Prosedur pengendalian yang dapat diterapkan
Setujui dan bayar faktur dari vendor	Gagal menangkap kesalahan dalam faktur dari vendor. Membayar barang yang tidak diterima Gagal mendapatkan diskon pembelian yang tersedia	Faktur harus diverifikasi, jumlah yang tertulis di dalamnya dibandingkan dengan pesanan penjualan dan laporan penerimaan; Menggunakan ERS (Evaluated Receipt Settlement) Membandingkan jumlah yang ditunjukkan dalam faktur dari vendor  dengan jumlah yang dimasukkan petugas pengendalian persediaan, yang menerima transfer barang tersebut dari bagian penerimaan. Menggunakan ERS Pengendalian anggaran Faktur penjualan yang telah disetujui harus di-file berdasarkan tanggal jatuh temponya. Anggaran Arus Kas

	Proses/ aktivitas	Ancaman	Prosedur pengendalian yang dapat diterapkan
Setujui dan bayar faktur dari vendor		13. Membayar faktur yang sama dua kali 14. Kesalahan mencatat dan memasukkan data dalam utang usaha	Hanya membayar faktur yang didukung oleh bundel voucher asli atau hanya salinan asli faktur yang dibayar; ketika cek untuk pembayaran ditandatangani, maka faktur dan bundel voucher harus ditandai “telah dibayar”; gunakan ERS; kendalikan ke akses file utama pemasok. Membandingkan perbedaan saldo rekening pemasok sebelum dan setelah pemrosesan cek dengan jumlah total faktur yang diproses. Merenkonsiliasi total saldo semua pemasok dan jumlah akun pengendali hutang usaha dalam buku besar.

Proses/ aktivitas	Ancaman	Prosedur pengendalian yang dapat diterapkan
Pengendalian umum	Kehilangan data Kinerja yang kurang baik	Buat cadangan atau rencana pemulihan dari bencana; pengendalian akses fisik dan logis Pembuatan dan peninjauan ulang secara periodik laporan kinerja yang memadai.

sumber :
http://id.wikipedia.org/wiki/Proses_bisnis

http://ando-jefri.blogspot.com/2011/10/siklus-akuntansi-siklus-pendapatan.html

http://staff.uny.ac.id/sites/default/files/pendidikan/Diana%20Rahmawati,%20M.Si./SIA%20Bab%2011.pdf

http://ajeng17.blogspot.com/2013/01/siklus-pendapatan-dan-pengeluaran.html
www.mdp.ac.id/materi/2011-2012-2/.../AK311-111062-905-13.pdf‎
http://aditdutmutz.blogspot.com/2012/01/pengendalian-tujuan-ancaman-dan.html
http://linlindaantebellum.wordpress.com/matkul-smstr-3/sia/resume6/