Aktivitas Aktivitas Pengeluaran

1. Jelaskan tentang siklus pengeluaran!2.Jelaskan aktivitas-aktivitas yang terjadi di siklus pengeluaran!
3.Berikan contoh dan jelaskan aktivitas pengeluaran untuk ordering goods, supplies and services!
4.Berikan contoh dan jelaskan aktivitas pengeluaran untuk receiving and storing goods, supplies and services5.Berikan contoh dan jelaskan aktivitas pengeluaran untuk paying for goods, supplies and services!

Berdasarkan jawaban sebelumnya, silahkan Anda menjawab pertanyaan berikut ini:

Berikan contoh mengenai siklus pengeluaran dalam sebuah kasus dan keterkaitannya dengan proses bisnis! Sebutkan dan jelaskan Control Objectives, Threats, and Procedures di masing-masing aktivitas pengeluaran!

Jawab:

1.Siklus Pengeluaran adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa.
Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan biaya total memperoleh dan memelihara persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang dibutuhkan organisasi untuk berfungsi.

2. Aktivitas Bisnis Siklus Pengeluaran

• Aktivitas utama pertama dalam siklus pengeluaran adalah memesan persediaan atau perlengkapan.
– Metode pengendalian persediaan tradisional ini sering disebut: kuantitas pesanan ekonomis [EOQ]):
• Pendekatan ini didasarkan pada perhitungan jumlah optimal pesanan untuk meminimalkan jumlah biaya pemesanan, penggudangan dan kekurangan persediaan.

Memesan barang, Perlengkapan dan jasa (layanan)
• Metode-metode pengendalian persediaan alternatif :
– MRP (material requirement planning)
• Pendekatan ini bertujuan mengurangi tingkat persediaan yang dibutuhkan dengan cara menjadwalkan produksi, bukan memperkirakan kebutuhan.
– JIT (just in time)
• Sistem JIT berusaha untuk meminimalkan, jika bukan menghilangkan, baik biaya penggudangan maupun kekurangan persediaan.
• Apakah perbedaan utama antara Materials requirements planning (MRP) dan Just-In-Time (JIT) ?
– Sistem MRP menjadwalkan produksi untuk memenuhi perkiraan kebutuhan penjualan, sehingga menghasilkan persediaan barang jadi.
– Sistem JIT menjadwalkan produksi untuk memenuhi permintaan pelanggan, sehingga secara nyata meniadakan persediaan barang jadi.

• Dokumen-dokumen dan prosedur-prosedur:
• Permintaan pembelian adalah sebuah dokumen yang mengidentifikasikan berikut ini :
– Peminta dan mengidentifikasi nomor barang
– Menspesifikasikan lokasi pengiriman dan tanggal dibutuhkan
– Deskripsi, jumlah barang, dan harga setiap barang yang diminta
– Dan dapat berisi pemasok yang dianjurkan
• Apakah keputusan penting itu ?
– Menetukan pemasok (vendor)
• Faktor-faktor apakah yang harus dipertimbangkan dalam membuat kieputusan ini ?
– Harga, kualitas bahan baku
– Dapat diandalkan dalam melakukan pengiriman
• Dokumen-dokumen dan prosedur-prosedur:
• Pesanan pembelian adalah sebuah dokumen atau formulir elektronis yang secara formal meminta pemasok untuk menjual dan mengirimkan produk yang disebutkan dengan harga yang telah ditentukan.
• Pesanan pembelian juga merupakan janji untuk membayar dan menjadi sebuah kontrak begitu pemasok menyetujuinya.
• Sering kali, beberapa pesanan pembelian dibuat untuk memenuhi satu permintaan pembelian.

Menerima dan menyimpan barang, Perlengkapan dan jasa (layanan)

• Aktivitas bisnis utama kedua dalam siklus pengeluaran adalah penerimaan dan penyimpanan barang yang dipesan.
• Keputusan-keputusan penting dan kebutuhan-kebutuhan informasi:
• Bagian penerimaan mempunyai dua tanggung jawab utama:
1. Memutuskan apakah menerima pengiriman
2. Memeriksa jumlah dan kualitas barang
• Dokumen-dokumen dan prosedur-prosedur:
• Laporan penerimaan adalah dokumen utama yang digunakan dalam subsistem penerimaan dalam siklus pengeluaran, laporan ini mendokumentasikan rincian mengenai: setiap kiriman, termasuk tanggal penerimaan, pengiriman, pemasok, dan nomor pesanan pembelian.
-Bagi setiap barang yang diterima, laporan ini menunjukkan nomor barang, deskripsi, unit ukuran, dan jumlah barang yang diterima.
Membayar barang dan jasa (layanan):
Menyetujui Faktur Pemasok

• Aktivitas utama ketiga dalam siklus pengeluaran adalah menyetujui faktur penjualan dari vendor untuk pembayaran.
– Bagian utang usaha menyetujui faktur penjualan untuk dibayar
– Kasir bertanggung jawab untuk melakukan pembayaran
Membayar barang dan jasa (layanan): Memperbaiki Utang Usaha
Pemrosesan efisiensi dapat diperbaiki dengan:
• Meminta para pemasok untuk memberikan faktur secara elektronis, baik melalui EDI atau melalui Internet
• Penghapusan faktur vendor (pemasok). Pendekatan tanpa faktur ini disebut Evaluated Receipt Settlement (ERS).

Membayar Barang: Membayar faktur penjualan yang telah disetujui
• Kasir menyetujui faktur
• Gabungan dari faktur vendor dengan dokumen pendukungnya disebut : Bundel voucher.
• Keputusan penting dalam proses pengeluaran kas adalah menetapkan apakah akan memanfaatkan diskon yang ditawarkan untuk pembayaran awal.

Kebutuhan Informasi
• Fungsi ketiga dari SIA adalah menyediakan informasi yang berguna untuk pengambilan keputusan.
• Kegunaan dalam siklus pengeluaran berarti bahwa SIA harus memberikan informasi operasional yang dibutuhkan untuk melakukan fungsi-fungsi berikut ini :
– Menetapkan kapan dan seberapa banyak tambahan persediaan yang akan dipesan.
– Memilih pemasok yang tepat untuk pesanan.
– Memverifikasi akurasi faktur dari vendor.
– Memutuskan apakah diskon pembelian harus dimanfaatkan.
– Mengawasi kebutuhan arus kas untuk membayar kewajiban yang belum diselesaikan.
• Sebagai tambahan, SIA harus memberikan informasi evaluasi strategis dan kinerja berikut ini:
– Efisiensi dan efektivitas bagian pembelian
– Analisis kinerja pemasok, seperti pengiriman tepat waktu dan kualitas.
– Waktu yang digunakan untuk memindahkan barang dari area penerimaan ke produksi.
– Persentase diskon pembelian yang dimanfaatkan.

3. memesan barang , persediaan, dan jasa.
aktivitas pertama dalam siklus pengeluaran adalah memesan persediaan atau perlengkapan. Keputusan penting yang dibut dalam langkah ini adalah mengidentifikasi apa, kapan, dan berapa banyak yang dibeli, dan dari pemasok mana akan dibeli. Dokumen yang dibuat dalam proses pemesanan barang adalah pesanan pembeliaan (purchase order).

Aktivitas utama pertama dalam

siklus pengeluaran adalah

memesan persediaan atau

perlengkapan.

Metode pengendalian persediaan tradisional ini

sering disebut: kuantitas pesanan ekonomis [EOQ]):

• Pendekatan ini didasarkan pada perhitungan jumlah optimal pesanan untuk meminimalkan

jumlah biaya pemesanan, penggudangan dan kekurangan persediaan.
Metode-metode pengendalian persediaan alternatif :

o MRP (material requirement planning)

• Pendekatan ini bertujuan mengurangi tingkat persediaan yang dibutuhkan dengan cara

menjadwalkan produksi, bukan memperkirakan kebutuhan.

o JIT (just in time)

• Sistem JIT berusaha untuk meminimalkan, jika bukan menghilangkan, baik biaya penggudangan maupun kekurangan persediaan.
o Sistem MRP menjadwalkan produksi untuk memenuhi perkiraan kebutuhan penjualan, sehingga menghasilkan persediaan barang jadi.

o Sistem JIT menjadwalkan produksi untuk memenuhi permintaan pelanggan, sehingga

secara nyata meniadakan persediaan barang jadi.

• Dokumen-dokumen dan prosedur-prosedur:

• Permintaan pembelian adalah sebuah dokumen yang mengidentifikasikan berikut ini :

o Peminta dan mengidentifikasi nomor barang

o Menspesifikasikan lokasi pengiriman dan tanggal dibutuhkan

o Deskripsi, jumlah barang, dan harga setiap barang yang diminta

o Dan dapat berisi pemasok yang dianjurkan
Faktor-faktor apakah yang harus dipertimbangkan dalam membuat keputusan ini

o Harga, kualitas bahan baku

o Dapat diandalkan dalam melakukan pengiriman

4. Menerima dan menyimpan barang, persediaan, dan jasa.

Aktivitas kedua dalam siklus pengeluaran adalah penerimaan dan penyimpanan barang yang dipesan. Bagian penerimaan bertanggung jawab untuk mengecek dan menerima kiriman dari para pemasok. Dokumen yang dibuat dalam proses penerimaan barang adalah laporan penerimaan barang adalah laporan penerimaan (receiving report)
Receiving and storing goods, supplies and

services

• Aktivitas bisnis utama kedua melibatkanpenerimaan dan penyimpanan (receipt and storage ) item yang telah diorder.

• Departemen penerimaan mempunyai dua tangung jawab:

1. Menentukan apakah pengiriman diterima

2. Verifikasi kuantitas dan kualitas
• Dokumen detail laporan penerimaan tentang

– masing-masing delivery,

– data penerimaan,

– pengirim,

– vendor, dan

– jumlah order pengadaan.

• Untuk masing-masing item yang diterima, akan

menunjukkan jumlah item, deskripsi, unit

ukuran, dan jumlah kuantitas yang diterima.

5. Membayar untuk barang, persediaan, dan jasa.

Aktivitas ketiga dalam siklus pengeluaran adalah menyetujui faktur penjualan dari vendor untuk pembayran. Bagian utang usaha menyetujui faktur penjualan untuk dibayar dan kasir bertanggung jawab untuk melakukan pembayaran.
• Accounts payable department menyetujui

tagihan untuk pembayaran

• Kasir bertanggung jawab dalam melakukan pembayaran

• Tujuan dari accounts payable adalah otorisasi pembayaran untuk barang dan jasa yang telah di order dan diterima.

Efisiensi proses penagihan dapat ditingkatkan dengan cara:

• Meminta suplier agar mengajukan faktur tagihan secara elektronik (invoices electronically ) melalui EDI atau internet.

• Mengeliminasi tagihan (vendor invoices) atau memakai pendekatan invoiceless.

• Kasir menyetujui faktur tagihan.

• Gabungan antara tagihan dari vendor (vendor invoice)

dan dokumen pendukung (supporting document) disebut sebagai voucher package.

Proses/ aktivitas	Ancaman	Prosedur pengendalian yang dapat diterapkan
Pesan Barang	Mencegah kehabisan dan/ atau kelebihan persediaan Meminta barang yang tidak dibutuhkan Membeli dengan harga yang dinaikkan Membeli barang berkualitas rendah Membeli dari pemasok yang tidak diotorisasi Komisi (kickback)	Sistem pengendalian persediaan; catatan persediaan perpetual; barcode; perhitungan persediaan secara periodik. Catatan persediaan perpetual yang akurat; persetujuan permintaan pembelian. Meminta penawaran kompetitif; gunakan pemasok yang disetujui; persetujuan pesanan; pengendalian anggaran. Gunakan vendor yang disetujui; persetujuan pesanan pembelian; awasi kinerja vendor; pengendalian anggaran pembelian dan biaya kualitas. Persetujuan pesanan pembelian; batasi akses ke file utama pemasok. Kebijakan; mintalah pegawai bagian pembelian untuk mengungkapkan kepentingan finansial dengan pemasok; audit vendor.

• Keputusan kunci dari proses pembayaran kas adalah menentukan diskon apabila pembayaran dipercepat.

Proses/ aktivitas	Ancaman	Prosedur pengendalian yang dapat diterapkan
Terima dan simpan barang	Menerima barang yang tidak dipesan Membuat kesalahan dalam penghitungan Mencuri persediaan	Memerintahkan bagian penerimaan hanya menerima kiriman yang terdapat dalam salinan pesanan pembelian. Gunakan teknologi kode garis; meminta petugas bagian penerimaan untuk mencatat jumlah yang diterima dan menandatangani laporan penerimaan barang tersebut; insentif untuk perhitungan yang akurat. Pengendalian akses fisik ke persediaan; semua transfer persediaan di dalam perusahaan didokumentasikan; perhitungan fisik persediaan secara periodik

Proses/ aktivitas	Ancaman	Prosedur pengendalian yang dapat diterapkan
Setujui dan bayar faktur dari vendor	Gagal menangkap kesalahan dalam faktur dari vendor. Membayar barang yang tidak diterima Gagal mendapatkan diskon pembelian yang tersedia	Faktur harus diverifikasi, jumlah yang tertulis di dalamnya dibandingkan dengan pesanan penjualan dan laporan penerimaan; Menggunakan ERS (Evaluated Receipt Settlement) Membandingkan jumlah yang ditunjukkan dalam faktur dari vendor dengan jumlah yang dimasukkan petugas pengendalian persediaan, yang menerima transfer barang tersebut dari bagian penerimaan. Menggunakan ERS Pengendalian anggaran Faktur penjualan yang telah disetujui harus di-file berdasarkan tanggal jatuh temponya. Anggaran Arus Kas

	Proses/ aktivitas	Ancaman	Prosedur pengendalian yang dapat diterapkan
Setujui dan bayar faktur dari vendor		13. Membayar faktur yang sama dua kali 14. Kesalahan mencatat dan memasukkan data dalam utang usaha	Hanya membayar faktur yang didukung oleh bundel voucher asli atau hanya salinan asli faktur yang dibayar; ketika cek untuk pembayaran ditandatangani, maka faktur dan bundel voucher harus ditandai “telah dibayar”; gunakan ERS; kendalikan ke akses file utama pemasok. Membandingkan perbedaan saldo rekening pemasok sebelum dan setelah pemrosesan cek dengan jumlah total faktur yang diproses. Merenkonsiliasi total saldo semua pemasok dan jumlah akun pengendali hutang usaha dalam buku besar.

Proses/ aktivitas	Ancaman	Prosedur pengendalian yang dapat diterapkan
Pengendalian umum	Kehilangan data Kinerja yang kurang baik	Buat cadangan atau rencana pemulihan dari bencana; pengendalian akses fisik dan logis Pembuatan dan peninjauan ulang secara periodik laporan kinerja yang memadai.