Proses Pengelolaan SDM

1. Sistem SDM dalam Organisasi Perusahaan 

      Sumber Daya Manusia (SDM) di dalam organisasi perusahaan merupakan kunci keberhasilan perusahaan, karena pada dasarnya Sumber Daya Manusia yang merancang, memasang,  mengoperasikan dan memelihara dari sistem integral dari perusahaan. Untuk membangun perusahaan diperlukan input yang terdiri dari, material, informasi, energi, yang di process melalui mesin, peralatan, software sehingga menghasilkan output berupa, produk fisik maupun jasa. Kepentingan Sumber Daya Manusia terhadap organisasi tidak dapat diabaikan, mutlak diperlukan karena manusialah yang mengelola Sumber Daya yang ada di dalam organisasi sebagaimana dalam konsep Matsushita Electric yang menyatakan membuat orang dulu, baru membuat barang. Sebagai gambaran bagaimana peranan Sumber Daya Manusia di dalam mengelola organisasi perusahaan,

       Proses Pengelolaan SDM

       Agar daur hidup organisasi dapat tumbuh dan berkembang secara berkelanjutan, maka salah satu  fokus utama di dalam organisasi adalah bagaimana kita mengolah SDM mulai dari tahapan rekrutmen, seleksi, penempatan, pengembangan, sampai dengan tahapan pensiun ataupun Pemutusan Hubungan Kerja (PHK). Sistem pengelolaan SDM yang baik di dalam perusahaan akan memberikan kepuasan kerja bagi karyawan yang pada akhirnya akan dapat meningkatkan kinerja organisasi. Dapat diasumsikan pengelolaan SDM di dalam organisasi tak ubahnya seperti mengelola industri di mana bahan baku diterima, kemudian diproses melalui beberapa tahapan sampai kepada produk di tangan konsumen. Agar kualitas produk yang dihasilkan memenuhi standar maka setiap tahapan proses harus direncanakan dan dikendalikan sesuai dengan standar dan spesifikasi yang telah ditetapkan. Demikian juga di dalam pengelolaan SDM harus disesuaikan dengan standard yang telah ditetapkan dari setiap jabatan mulai dari tahapan rekuretmen, seleksi, penempatan, pengembangan karier dan pemutusan hubungan kerja,

Siklus pengelolaan SDM pada umumnya merupakan tahapan dari:

Planning – Attaining – Developing – Maintaining – Retaining

Planning. Tahapan perencanaan merupakan hal paling penting bagi departemen HRD, karena disinilah awal mula penentuan keberhasilan program HRD. Perencanaan manajemen SDM perusahaan selayaknya selaras dengan Visi, Misi dan Sasaran Strategis (Strategic Goal) perusahaan. Dengan memahami “arah” yang akan dituju perusahaan, departemen HRD dapat menentukan kebutuhan-kebutuhan SDM yang dapat menunjang pencapaian tujuan & sasaran perusahaan. Tataran teknisnya adalah; Perancangan struktur organisasi perusahaan, Perencanaan Jumlah & kualifikasi karyawan (Man Power Planning), Job Deskripsi serta prosedur kerja seperti apa ayang akan digunakan oleh perusahan, kebijakan-kebijakan terkait manajemen SDM apa yang perlu dikembangkan, yang semuanya merupakan upaya untuk mendukung pencapaian sasaran strategis perusahaan.

Attaining. Mendapatkan SDM yang sesuai dengan kualifikasi yang dibutuhkan pekerjaan. Untuk mendapatkan SDM yang berkualitas tinggi, sesuai kualifikasi yang dibutuhkan, serta sesuai dengan nilai-nilai perusahaan, dibutuhkan adanya sistem rekrutmen dan seleksi yang baik. Mencakup proses penentuan kualifikasi & standar kompetensi dibutuhkan, Publikasi untuk menjaring kandidat, system seleksi administrasi, system seleksi potensi & kompetensi, dsb. Semua hal tersebut sangat berkaitan dengan SOP rekrutmen perusahaan dan kompetensi bagian rekrutmen terutama dalam hal seleksi (psikotes, interview skill, negotiation skill, dsb). Termasuk aspek yang perlu diperhatikan dalam tahapan ini adalah sistem hubungan industrial antara perusahaan dan karyawan seperti apa yang akan digunakan (PKWT dan sejenisnya).

Developing. SDM yang telah tersedia di perusahaan tentunya perlu dikembangkan potensinya agar dapat menghasilkan kinerja yang cemerlang, oleh karena itu proses penentunan rencana pelatihan melalui Analisa Kebutuhan Pelatihan (Training Need Analysis), penyusunan rencana pengembangan individu (Individual Development Plan), penyusunan Matriks Pelatihan karyawan sesuai posisinya, merupakan hal-hal yang perlu dikembangkan di dalam tahapan ini. Masih dalam tahap ini, pengembangan jalur karir pun menjadi suatu hal yang penting dikembangkan, hal ini berkaitan erat dengan program pelatihan. Dengan adanya jalur karir, perencanaan pelatihan & pengembangan menjadi semakin jelas arahnya. Selain itu, pengelolaan kinerja (performance management) menjadi aspek yang tidak bisa diewatkan, pengelolaan kinerja mencakup hal penentuan target kerja, serta program pembinaan (coaching) ataupun penugasan (assignment), dan monitoring kinerja karyawan. Semua hal tersebut akan menjadi semakian lengkap & mudah jika perusahaan telah mengembangkan standar kompetensi bagi seluruh level posisi jabatan, yang menjadi acuan dalam pengembangan karyawan.

Mantaining. Mengelola dan mempertahankan (retention) karyawan menjadi suatu hal yang penting dikarenakan perusahaan telah berinvestasi pada karyawan melalui program-program pelatihan & pengembangan. Untuk mempertahankan karyawan (yang berkualitas), HRD perlu mengembangkan system kompensasi & benefit yang kompetitif dengan industry sejenis. Seperti standar salary yang kompetitif, dan benefit lain yang dapat diberikan perusahaan kepada karyawan. Membangun iklim kerja yang kondusif juga merupakan hal penting dalam tahapan ini, seperti kegiatan-kegiatan family gathering ataupun outbound training yang berupaya membangun rasa kebersamaan dan kekeluargaan di perusahaan.

Retaining. Merupakan gabungan antara mempertahankan atau mengeluarkan karyawan (rasionalisasi), mengeluarkan berarti dua hal ; memecat atau pension. Dalam hal ini departemen HRD perlu menyiapkan strategi yang safe dalam hal melepaskan karyawan dari perusahaan baik yang berupa rasionalisasi, pemecatan ataupun karyawan pensiun. Program seperti Pre Pension Program serta Talent Management dalam rangka menyiapkan suksesi para leader yang ada di perusahaan merupakan hal yang perlu dipersiapkan oleh departemen HRD.

Dengan memahami siklus manajemen SDM, setidaknya perusahaan mengetahui mata rantai proses (value chain) yang berpengaruh dalam menentukan kualitas kinerja perusahaan yang ditopang oleh kualitas SDM. Serta memetakan di mata rantai yang manakah perusahaan perlu melakukan revitalisasi.

2. Fokus utama manajemen Sumber Daya Manusia (SDM) adalah memberikan kontribusi pada suksesnya organisasi. Kunci untuk meningkatkan kinerja organisasi adalah dengan memastikan aktivitas SDM mendukung usaha organisasi yang terfokus pada produktivitas, pelayanan dan kualitas.

Ø  Produktivitas. Diukur dari jumlah output per tenaga kerja, peningkatan tanpa henti pada produktivitas telah menjadi kompetisi global. Produktivitas tenaga kerja di sebuah organisasi sangat dipengaruhi oleh usaha, program dan sistem manajemen.

Ø  Kualitas. Kualitas suatu barang/jasa akan sangat mempengaruhi kesuksesan jangka panjang suatu organisasi.Bila suatu organisasi memiliki reputasi sebagai penyedia barang/jasa yang kualitasnya buruk, perkembangan dan kinerja organisasi tersebut akan berkurang.

Ø  Pelayanan. SDM sering kali terlibat pada proses produksi barang/jasa. Manajemen SDM harus disertakan pada saat merancang proses tersebut. Pemecahan masalah harus melibatkan semua karyawan, tidak hanya manajer, karena sering kali membutuhkan perubahan pada budaya perusahaan, gaya kepemimpinan dan kebijakan SDM.

Untuk mencapai sasaran tersebut, manajemen SDM haruslah terdiri dari aktivitas-aktivitas yang saling berkaitan. Aktivitas SDM adalah sebagai berikut:

1. Perencanaan dan Analisis SDM

Aktivitas perencanaan ini dilakukan untuk mengantisipasi kekuatan yang akan mempengaruhi pasokan dan permintaan akan tenaga kerja. Sedangkan, aktivitas analisis dan penilaian selektivitas SDM juga penting dilakukan sebagai bagian dari menjaga daya saing organisasi. Dukungan informasi akurat dan tepat waktu yang didapatkan dari Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM) sangat dibutuhkan untuk menunjang aktivitas ini.

2. Kesetaraan Kesempatan Bekerja

Kepatuhan pda hukum dan peraturan Kesetaraan Kesempatan Bekerja (Equal Employment Opportunity - EEO) mempengaruhi aktifitas SDM lainnya dan menjadi bagian yang tidak terpisahkan dari manajemen SDM. Contohnya, perencanaan SDM harus memastikan sumber tenaga kerja yang bervariasi untuk memenuhi jumlah tenaga kerja yang ditetapkan oleh hukum dan peraturan. Selain itu, pada saat perekrutan, seleksi dan pelatihan, semua manajer harys mengerti peraturan ini.

3. Perekrutan/Staffing

Sasaran perekrutan adalah untuk menyediakan pasokan tenaga kerja yang cukup untuk memenuhi kebutuhan organisasi. Dengan mengerti apa yang dilakukan oleh tenaga kerja, analisis perkerjaan (job analysis) adalah dasar dari fungsi perekrutan. Dari sini, uraian pekerjaan (job description) dan spesifikasi pekerjaan (job spesification), dapat dipersiapkan untuk proses perekrutan. Proses seleksi sangatlak menekankan pada pemilihan orang yang memenuhi kriteria persyaratan (qualified) untuk mengisi lowongan pekerjaan.

4. Pengembangan SDM

Pekerjaan pasti akan berevolusi dan berubah, karena itu diperlukan pelatihan yang berkesinambungan untuk tanggap pada perubahan teknologi. Pengembangan semua tenaga kerja, termasuk pengawas (supervisor) dan manajer, diperlukan iuntuk menyiapkan organisasi menghadap tantangan ke depan. Perencanaan Karir (Career Planning) mengidentifikasi jalur dan aktivitas setiap individu yang berkembang di suatu organisasi.

5. Kompensasi dan Keuntungan

Kompensasi diberikan pada tenaga kerja yang melakukan kerja organisasi seperti pembayaran (pay), insentif (incentive), dan keuntungan (benefits). Perusahaan harus mengembangkan dan selalu memperbaiki sistem upah dan gaji. Program insentif seperti pembagian keuntungan dan penghargaan atas produktivitas semakin banyak dilakukan. Peningkatan biaya pada keuntungan, contohnya pada keuntungan pemeliharaan kesehatan, selalu menjadi isu penting.

6. Kesehatan, Keselamatan dan Keamanan Kerja

Kesehatan dan keselamatan fisik serta mental tenaga kerja adalah hal yang utama. Occupational Safety and Health Act (OSHA) atau Undang-Undang Keselamatan dan Kesehatan Kerja telah membuat organisasi lebih tanggap atas isu kesehatan dan keselamatan. Pertimbangan tradisional atas keselamatan kerja terfokus pada mengurangi atau menghapuskan kecelakaan kerja. Pertimbangan lain adalah pada isu kesehatan yang timbul pada lingkungan kerja yang berbahaya seperti resiko terkena bahan kimia atau teknologi baru. Keamanan tempat kerja juga semakin penting karena kekerasasn tidak jarang terjadi di sini.

7. Hubungan Tenaga Kerja dan Buruh / Manajemen

Hak-hak tenaga kerja harus diperhatikan, tidak peduli apakah ada atau tidak ada serikat tenaga kerja. Komunikasi dan pembaharuan kebijakan dan peraturan SDM sangat penting untuk dikembangkan sehingga manajer dan tenaga kerja tahu apa yang diharapkan dari mereka.

3.. Aktivitas Siklus Penggajian
• Apakah aktivitas-aktivitas dasar yang dilakukan dalam siklus penggajian
1. Perbarui File Induk Penggajian
2. Perbarui Tarif dan Pemotongan pajak
3. Validasi Data Waktu dan Kehadiran
4. Mempersiapkan Penggajian
5. Membayar Gaji
6. Hitung Kompensasi dan Pajak yang Dibayar Perusahaan
7. Keluarkan Pajak Penghasilan dan Potongan Lain-Lain

Perbarui File Induk Penggajian (Aktivitas 1)

    Aktivitas pertama dalam siklus manajemen sumber daya manusia / penggajian melibatkan pembaruan file induk penggajian untuk mencerminkan berbagai jenis perubahan penggajian seperti: mempekerjakan orang baru, pemberhentian, perubahan tingkat gaji, atau perubahan dalam pengurangan diskresi.
   Merupakan hal yang penting untuk diperhatikan bahwa semua perubahan penggajian dimaksudkan tepat pada waktunya dan secara tepat ditampilkan dalam periode pembayaran berikutnya.
Perbarui Tarif dan Pemotongan pajak (Aktivitas 2)

 Aktivitas kedua dalam siklus manajemen sumber daya manusia / penggajian adalah memperbarui informasi mengenai tarif dan pemotongan pajak lainnya.
• Perubahan tersebut terjadi ketika bagian penggajian menerima pembaruan mengenai perubahan dalam tarif pajak dan pemotongan gaji lainnya dari berbagai unit pemerintah dan perusahaan asuransi.
Validasi Data Waktu dan Kehadiran (Aktivitas 3)

    Aktivitas ketiga dalam siklus penggajian adalah memvalidasi data waktu dan kehadiran pegawai.
• Informasi ini datang dalam berbagai bentuk, bergantung pada status pembayaran pegawai.
Mempersiapkan Penggajian (Aktivitas 4)

   Aktivitas keempat dalam siklus penggajian adalah mempersiapkan penggajian.
• Data mengenai jam kerja diberikan dari departemen tempat pegawai bekerja..
• Informasi tingkat gaji didapat dari file induk penggajian.
• Orang yang bertanggunjawab membuat cek pembayaran tidak dapat membuat rekord baru ke file ini.
Membayar Gaji (Aktivitas 5)

    Aktivitas kelima adalah pembayaran yang sesungguhnya atas cek gaji ke pegawai.
• Sebagian besar pegawai dibayar dengan menggunakan cek atau dengan penyimpanan langsung gaji bersih ke rekening bank pribadi mereka.
Hitung Kompensasi dan Pajak yang Dibayar Perusahaan (Aktivitas 6)
• Perusahaan membayar beberapa pajak penghasilan dan kompensasi pegawai secara langsung
• Hukum federal dan negara bagian juga mensyaratkan perusahaan untuk memberikan kontribusi dalam persentase tertentu ke setiap gaji kotor pegawai, hhingga ke batas maksimum tahunan, untuk dana asuransi kompensasi pengangguran federal dan negara bagian.
• Perusahaan sering kali memberikan kontribusi atau menanggung keseluruhan pembayaran premi asuransi kesehatan, cacat, dan jiwa untuk para pegawai.
Keluarkan Pajak Penghasilan dan Potonagn Lain-Lain (Aktivitas 7)

• Aktivitas terakhir dalam proses penggajian membayar kewajiban pajak penghasilan dan potongan sukarela lainnya dari setiap pegawai.
• Organisasi harus secara periodik membuat cek atau menggunakan transfer dana secara elektronis untuk membayar berbagai kewajiban pajak yang terjadi.

4. Payroll System adalah solusi tepat yang dirancang dan dibangun untuk menjawab dan mengatasi permasalahan serta penanganan sistem penggajian di perusahaan anda. Dengan Fungsi yang sangat lengkap, konfigurasi sistem yang disesuaikan dengan kebutuhan pemakai, teknologi yang tinggi, kemampuan penanganan data yang sangat besar serta kemudahan dalam operasional adalah cirri khas yang menjadi kelebihan dari system ini. Produk ini akan membantu menyelesaikan permasalahan anda mulai karyawan diterima kerja sampai kepada pembayaran pajak penghasilan karyawan tersebut.

Payroll System memiliki ciri dan kelebihan

dalam hal berikut :

* Sistem yang fleksibel dan dinamis

* Konsistensi data

* Konfigurasi elemen sistem yang disesuaikan dengan

kebutuhan user

* Kemudahan dalam pemakaian dan operasional

* Tingkat keamanan yang sangat tinggi

* Dapat dikembangkan menjadi sistem yang lebih besar

* Pengisian data absensi dapat dilakukan dengan manual

atau dengan mesin absensi

Payroll

Konfigurasi Data

Konfigurasi sistem pada produk ini membuat pengguna menjadi sangat independen dalam menentukan bentuk dan aturan-aturan apa yang akan dipakai dalam sistem.

Komponen gaji, jumlah jam kerja dan hari kerja perusahaan semuanya dapat ditentukan secara independen tanpa merubah aplikasi dan database yang ada. Penentuan shift, hari libur, lembur, jam kerja, komponen gaji serta aturan lain memiliki ketentuan dan perhitungan juga dapat ditentukan oleh pengguna setiap saat tanpa melibatkan pengembang. Semua konfigurasi komponen didasarkan pada parameter, rumus atau aturan lainnya yang dapat diberlakukan sesuai dengan waktu yang diinginkan oleh pengguna.

 Absensi

Transaksi absensi dapat dilakukan secara manual atau dengan penggunaan mesin absensi juga dengan import data (batching process). Transaksi ini sangat dipengaruhi

oleh periode buku, penentuan shift, hari libur perusahaan, hari libur karyawan, jam kerja yang berlaku serta perhitungan lembur yang digunakan. Sub modul dari absensi ini mencakup penanganan permohonan ijin, cuti, lembur, sakit dan semua komponen hari libur

karyawan yang ditentukan. Semua komponen ini juga dibuat dalam bentuk parameter untuk menjaga konsistensi data serta validasi pada transaksi yang berjalan

Lembur

Lembur atau overtime pada produk ini didesain secara dinamis, perhitungan lembur baik pada hari normal ataupun pada hari libur spesial dapat didefenisikan terpisah sebelum

periode berjalan. Perhitungan lembur ini secara otomatis dihitung pada saat absensi harian yang diakumlasikan pada akhir periode untuk dimasukkan pada perhitungan gaji.

Mutasi Data

Modul mutasi data dibuat untuk menangani transaksi mutasi data yang tidak boleh dilakukan pada modul master seperti mutasi jabatan, status karyawan, perubahan gaji dan

departemen dari setiap karyawan. Perubahan data atau mutasi data yang memerlukan persetujuan tanggal dan waktu aktif pemberlakuan juga tersedia sehingga pengguna tidak

perlu terlalu banyak melakukan validasi manual.

Perhitungan Gaji dan Perhitungan Pajak

Perhitungan gaji dilakukan secara periodik dengan memperhatikan semua komponen dan parameter yang berlaku. Perhitungan gaji ini juga sekaligus menutup periode

buku berlaku. Perhitungan gaji ini juga mempengaruhi perhitungan pajak penghasilan dari setiap karyawan. Untuk pajak penghasilan ini, komponen dan parameternya ditentukan sebelumnya sesuai peraturan yang berlaku.

Laporan

* Absensi (Harian, Bulanan atau Periode)

* Slip Gaji

* Transfer Gaji Ke Bank

* THR

* Gaji (Per Departemen atau Per Karyawan)

* PPh Pasal 21

* Jamsostek

* Daftar Karyawan

* Lembur Karyawan

* Laporan Lain yang dapat dibangun dari Database yang tersedia

Spesifikasi Teknis

* N-Tier Arsitektur

* OS Microsoft Windows 98/ 2000/ XP

* Database Microsoft SQL Server 2000

* Stand Alone/ Network

* Crystal Report 8.0 keatas

1. * Mesin Absensi (semua type/seri)
   
   Penelitian Pendahuluan (Preliminary Survey) :
• Penelaahan Struktur Organisasi yang berlaku saat ini.
• Evaluasi Pekerjaan/Jabatan (diasumsikan Job Description/Uraian Jabatan dan Spesifikasi Jabatan telah dimiliki).
• Penelahaan berbagai jenis tugas/pekerjaan/jabatan di lapangan (on the spot).
2. Pembuatan Disain Sistem Penggjian :
• Penentuan Faktor-faktor dan Sub-faktor tugas/jabatan/pekerjaan.
• Penyusunan Skala Faktor Jabatan.
• Penyusunan Skala Gaji Pokok
3. Pembobotan Faktor dan Sub-faktor bersama-sama dengan Key Person (Counter-part).
4. Pembuatan Skala Gaji Pokok dengan dasar Pengalaman/Masa Kerja dan Latar Belakang Keakhlian.
5. Penghitungan final Sistem Gaji/Imbalan/Kompensasi.
6. Pembuatan Laporan Akhir
7. Sosialisasi (memperkenalkan) Sistem Gaji/Imbalan/Kompensasi kepada Karyawan bersama-sama Key Person masing-masing Unit Kerja.

Sumber Refernsi :

http://vhivie89.blogspot.com/2010/05/siklus-penggajian-dan-sdm.html
mella.staff.gunadarma.ac.id/.../Manajemen_Sumber_Daya_Manusia.doc‎
www.indosoftsolution.com/pdf/Payroll%20System.pdf‎
http://gihon.simanjuntak.or.id/?p=13