Karakteristik dari Proses Bisnis

1.Berikut ini merupakan karakteristik dari proses bisnis:

• Degree of Structure 
• Range of Involvement
• Integration
• Planning & Control
• Complexity
  
1. Untuk mengukur kinerja proses bisnis dan penggunaan sistem informasi:
• Rate of output
• Productivity
• Consistency
• Cycle time
• Flexibility
• Security

A. Degree of Structure 

Struktur organisasi dibentuk oleh pimpinan organisasi untuk menentukan dan memuat pembagian tugas dan tanggungjawab, dan mengembangkan hubungan dan jejaring dengan berbagai SDM yang berkaitan dengan organisasi. Struktur organisasi dapat didefinisikan sebagai wujud sistem jaringan kerja terhadap tugas-tugas, pelaporan, dan komunikasi yang menghubungkan secara bersama-sama pekerjaan individual dan kelompok. Struktur organisasi juga berarti sejumlah mekanisme formal yang terdapat dalam organisasi itu sendiri. Disamping itu struktur organisasi juga berfungsi sebagai alat pedoman menuju ke arah efisiensi pemanfaatan tenaga kerja dan sumberdaya lainnya diperlukan seperti input dalam mencapai tujuan organisasi.

1.     
Karakteristik proses yang sangat terstruktur.

v  Pembuatan struktur sangat mudah dimengerti .

v  Sangat mungkin dapat disampaikan cara menjalankan suatu proses dan meng-evaluasi apakah proses berjalan dengan baik.

v  Misalnya,  Menjumlahkan invoices bulan lalu.

v  Informasi yang dibutuhkan dapat diketahui dengan tepat

v  Metoda untuk memproses informasi diketahui

v  Format yang diinginkan dapat diketahui

v  Keputusan dan langkah-langkah terdefinisi dengan jelas

v  Kriteria untuk mengambil keputusan dapat dipahami dengan tepat

• Performansi dapat diukur dengan tepat      

Contoh :
  

Pada perusahaan sablon baju di atas, mereka membuat langkah langkah untuk mengorder pesanan dari konsumen
1. Konsumen mengirim gambar yang ingin di sablon
2. Pihak Perusahaan akan mengkonfirmasi barang orderan
3.Konsumen membayar biaya produksi
4.Konsumen mengirim biaya produksi
5.Proses produksi di lakukan
6.Perusahaan mengirim hasil produksi kepada konsumen



 B.Range of Involvement (Rentang Keterlibatan)
 Terlalu banyak vs terlalu sedikit peserta
Orang yang terlibat dalam proses bisnis. Untuk mengelola organisasi bisnis diperlukan pengelolaan atau manajemen serta orang yang bertanggung jawab yang disebut manajer. Manajemen adalah proses merencanakan, mengorganisasikan, memimpin dan mengendalikan pekerjaan anggota organisasi dan menggunakan semua sumber daya organisasi untuk mencapai sasaran organisasi yang sudah ditetapkan. Kegiatan yang ada dalam organisasi atau perusahaan antara lain meliputi kegiatan pemasaran, produksi, personalia, keuangan dan administrasi keuangan. Orang yang bertanggung jawab dalam kegiatan tersebut disebut manajer.

Contoh :
-Terlalu banyak
Jika terlalu banyak pekerja dalam suatu proses produksi maka kinerja produksi akan melambat karena terlalu banyak pekerja dalam suatu proses sebelum proses produksi selesai.
-Terlalu sedikit
Jika terlalu sedikit pekerja dalam suatu proses produksi maka kinerja produksi kurang inovatif karena hanya mengandalkan pemikiran personal.

C.Integration (Integrasi).
Integrasi ini berhubungan dengan orang dalam hal ini pelanggan/penerima. Maka  suatu proses bisnis harus mempunyai penerima hasil proses yang berintegrasi.

Contoh: Suatu perusahaan pakaian di Jakarta yang harus menc

 

                 D.Planning & Control
Perencanaan,  mencapai suatu tujuan akhir tertentu adalah aktivitas manajemen yang disebut perencanaan. Oleh karenanya, perencanaan mensyaratkan penetapan tujuan dan identifikasi metode untuk mencapai tujuan tersebut.

Pengendalian, perencanaan, Setelah suatu rencana dibuat, rencana tersebut harus diimplementasikan, dan manajer serta pekerja harus memonitor pelaksanaannya untuk memastikan rencana tersebut berjalan sebagaimana mestinya. Aktivitas manajerial untuk memonitor pelaksanaan rencana dan melakukan tindakan korektif sesuai kebutuhan, disebut kebutuhan.

                 Tahapan Manajemen & Fungsi Informasi

Ø  Planning:

Ada metode yang dapat dipakai untuk memproyeksikan/ meramal masa depan dengan: model, asumsi dan data past/present.

Execution:

v  Informasi yg dipakai untuk menentukan apa yang harus dilakukan untukmelaksanakan rencana.

v  Informasi yg bisa membantu mengidentifikasi problem dalam pekerjaan itu.

v  Mengumpulkan informasi.

Ø  Control:

Ada metode yang dipercaya untuk memodifikasi/ menyesuaikan rencana.

E.Complexity

Sistem yang sederhana tidak dapat menangani permasalahan yang kompleks.

-          Untuk mengurangi kompleksitas, bisa juga justru dengan membuka variasi baru.

Mis: permohonan IMB utk renovasi rumah mungil, tidak harus mengikut prosedur untuk permohanan IMB gedung pencakar langit.

Sedangkan sistem yang kompleks sulit untuk dipahami, dipelihara, dan diperbaiki.

-          Mengeliminasai variasi yang nilainya tidak besar.

Mis: Kalau dulu ada pembayaran gaji tengah bulan, kini seluruh pembayaran gaji seluruh pegawai dilakuakan di akhir bulan

2.      A.Rate of output 

Jumlah output yang dihasilkan pada rentang waktu tertentu

Contoh:

◦ Rata-rata unit diproduksi / jam

◦ Jumlah maksimum unit / jam

Fungsi Sistem Informasi:

◦ Meningkatkan rate dengan melakukan beberapa pekerjaan

◦ Menongkatkan rate dengan sistematisasi pekerjaan

Low rate of output: mungkin karena ada kapasitas yang tidak terpakai.
  
B. Productivity

Hubungan antara output yang dihasilkan proses bisnis, terhadap sumber daya (uang, SDM, waktu, dsb) yang dipakai untuk menghasilkan output tsb.

Tindakan:

◦ output per jam kerja,

◦ rasio output vs input (Dalam, $)

Contoh: karywan bagian produksi dengan hasil produksinya (uang yang digunakan untuk pemroduksian maupun waktu produksi)

           Peran umum IS:

◦ SI membantu kita untuk menghasilkan output yang lebih dengan usaha yang sama

◦ Jadwal kerja untuk meningkatkan pemanfaatan sumber daya

D.Consistency
Menggunakan teknik/cara yang sama untuk menghasilkan output yang sama.

Tindakan:      - Tingkat Cacat

-  Variasi persentase.

Contoh: Fedex dan UPS mencatat setiap tahap pergerakan dari setiap barang secara mendetail à  memberikan konsistensi pekerjaan mencatat. Jika tidak dicatat ke komputer dengan baik, akan ketahuan.

Fungsi Sistem Informasi :

◦ Produksi Kontrol
◦ Menganalisis penyebab variabilitas
◦ Sistematisai kerja untuk mengurangi variabilitas

              
              C. Cycle Time
                Waktu antara permulaan proses bisnis sampai berakhir

Tindakan : satuan waktu

Contoh:proses memproduksi suatu barang elektronis , mungkin dalam proses itu ada bagian yang berbeda kemudian di satukan,jadi satu kesauan proses untuk memperkecil lamanya prooduksi.

Fungsi Sistem Informasi:

◦ melakukan pengolahan data lebih cepat

◦ Memungkinan menggabungkan beberapa tahapan pekerjaan jadi Satu

◦ Sistematisasi kerja untuk mengurangi limbah (Jadwal sasaran produksi akan   dipenuhi lebih cepat)

D. Flexibility

Proses binis bisa diubah dengan mudah untuk memenuhi kebutuhan pelanggan (customerlah yang menentukan apa yang diingkan, bukan produsen). Tapi jangan terlalu fleksibel nanti akan menimbulkan masalah (terlalu banyak permintaan yang berbeda-beda dari pelanggan). Konsistensi yang berlebihan bisa membuat fleksibilitas turun.

Contoh: Produsen sablon yang membebaskan para konsumen untuk menyablon gambar baju sesuai keinginan konsumen,Jika produsen terlalu konsisten dengan peraturannya maka akan sepi peminat karena belum tentu design baju dari produsen tersebut sesuai dengan keinginan konsumen.


Tindakan:      ◦ Jumlah variasi produk

                      ◦ Kemudahkan kustomisasi kepada pelanggan spesifikasi

Fungsi Sistem Informasi :

◦ Spesifikasi kustom dapat dimasukkan dalam komputer yang mengendalikan    produksi

◦ Sistematisasi komponen produk, untuk memungkinkan kustomisasi

E.     Security

Sistem keamanan dalam suatu proses bisnis

Tindakan : ◦ jumlah pelanggaran,

                  ◦ ketidaksesuaian

Contoh: Perusahaan pengiriman barang yang memberikan nomor resensi kepada

pelanggan sebagai bukti bahwa barang sudah dikirim.

Fungsi Sistem Informasi:

◦ Melacak permintaan tidak teratur & merubahnya

◦ Melacak ketidak konsistenan & penyimpangan

◦ Mencatat pemakaian dan pengaksesan.

Sumber :
http://www.jstor.org/discover/10.2307/2273222?uid=3738224&uid=2129&uid=2&uid=70&uid=4&sid=21102499412997
ivandiryana.files.wordpress.com/2013/02/proses-bisnis.ppt‎
https://www.facebook.com/kaossukasukapage/info